Comment se faire rembourser ses frais de déplacement ?

Distinguer les remboursements de l’employeur et de l’URSSAF

Lorsqu’un salarié en France engage des dépenses pour des déplacements professionnels, deux acteurs majeurs peuvent intervenir pour le remboursement : l’employeur et l’URSSAF. Chacun de ces acteurs a ses propres règles et barèmes de remboursement.

D’une part, l’employeur rembourse souvent les frais engagés par ses employés dans le cadre de leur activité professionnelle. Cette pratique se base généralement sur des accords internes à l’entreprise ou sur la convention collective applicable.

D’autre part, l’URSSAF, en tant qu’organe de recouvrement des cotisations sociales, intervient en ce qui concerne les remboursements liés aux frais de déplacement domicile-travail, en fonction du barème fixé.

Les droits en matière de remboursement

Les droits d’un salarié pour le remboursement de ses frais de déplacement dépendent de plusieurs facteurs. Ces droits sont souvent encadrés par la législation et les réglementations en vigueur.

Les conditions générales sont les suivantes :

• Le déplacement doit avoir été effectué dans l’intérêt de l’entreprise.
• Les frais engagés doivent être réels et justifiés.

Tableau des références légales :

Distinguer les types de frais éligibles

Il existe différentes catégories de déplacements et, par conséquent, différents types de frais qui peuvent être remboursés.

Types de déplacements :

• Domicile-travail : déplacements quotidiens entre le domicile et le lieu de travail.
• Déplacements professionnels : déplacements hors du lieu de travail habituel pour des réunions, formations ou autres événements professionnels.

Types de frais éligibles :

• Carburant : remboursement au kilomètre selon le type de véhicule et la distance parcourue.
• Péages : frais engagés sur autoroutes ou autres voies payantes.
• Hébergement : si un déplacement nécessite une nuitée loin du domicile.
• Restauration : repas pris en dehors du lieu de travail habituel en raison d’un déplacement professionnel.

Gardez toujours vos justificatifs pour tous les frais engagés, car ils serviront de preuves pour obtenir le remboursement.

Organiser ses justificatifs de frais

Le remboursement des frais de déplacement s’appuie largement sur la présentation de justificatifs. Ces pièces attestent des dépenses engagées par le salarié durant ses déplacements professionnels.

Garder un suivi régulier de tous les justificatifs simplifie le processus. Cela évite également des oublis qui pourraient conduire à la perte d’une partie du remboursement.

Types de justificatifs couramment acceptés :

• Tickets de caisse
• Factures
• Notes de frais
• Tickets de péage
• Factures d’hôtel

Pour optimiser le processus, pensez à :

• Regrouper vos justificatifs par date ou par type de dépense.
• Utiliser une application de gestion des notes de frais, si votre entreprise en propose une.

Se familiariser avec le barème URSSAF

L’URSSAF propose un barème pour le remboursement des frais kilométriques. Ce barème prend en compte différents éléments tels que le type de véhicule et la distance parcourue.

Ce barème est mis à jour chaque année. Il sert de base aux entreprises qui souhaitent rembourser leurs employés pour leurs déplacements en véhicule personnel.

Le montant du remboursement se calcule en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le tarif au kilomètre fixé par l’URSSAF.

Remboursement auprès de son employeur

Lorsque tous les justificatifs sont en ordre et que vous avez pris connaissance du barème URSSAF ou de celui de votre entreprise, il est temps de soumettre votre demande de remboursement.

Chaque entreprise possède sa propre procédure. Toutefois, voici quelques étapes courantes :

1. Remplir un formulaire de demande fourni par l’entreprise.
2. Joindre tous les justificatifs nécessaires.
3. Respecter les délais imposés pour la soumission. Certains employeurs fixent un délai mensuel ou trimestriel pour le dépôt des demandes.

En cas de doute, n’hésitez pas à discuter avec le service des ressources humaines ou le service comptabilité de votre entreprise. Ils pourront vous fournir des directives claires sur la marche à suivre.

Surveiller les évolutions légales et réglementaires

Le remboursement des frais de déplacement par l’employeur ou l’URSSAF est étroitement lié aux évolutions des lois et des réglementations en vigueur en France. Ces modifications peuvent influencer le montant, le processus ou même les conditions d’éligibilité au remboursement.

Il s’avère donc judicieux pour les salariés de rester informés des changements potentiels. Ces modifications peuvent provenir de différentes sources :

• Modifications du Code du travail : Bien que les bases du remboursement restent assez stables, des détails peuvent changer.
• Mises à jour du barème URSSAF : Comme mentionné précédemment, l’URSSAF ajuste régulièrement son barème, généralement une fois par an.
• Changements dans la convention collective : Certains secteurs ont des accords spécifiques en matière de remboursement des frais. Si des négociations ont lieu, des modifications pourraient s’ensuivre.

Pour rester à jour, adoptez les pratiques suivantes :

1. Consultez régulièrement le site de l’URSSAF. Il présente les mises à jour du barème et d’autres informations pertinentes.
2. Dialogue avec le service des ressources humaines. Ils sont souvent les premiers informés des changements qui affectent les employés.
3. Participez aux formations ou séminaires proposés par l’entreprise. Ces sessions peuvent aborder les modifications liées au remboursement des frais et aider à clarifier les nouvelles procédures.

En restant proactif et en s’informant des évolutions, un salarié peut s’assurer qu’il maximise ses chances d’obtenir un remboursement complet et précis de ses frais de déplacement.