Comment faire une note de frais ?

Document comptable incontournable en entreprise ou dans de nombreuses structures professionnelles, la note de frais doit être établie de façon rigoureuse, en respectant certaines modalités. La note de frais est obligatoire et est particulièrement surveillée par l’URSSAF. Celle-ci permet en effet aux collaborateurs d’obtenir le remboursement de leurs frais liés à leur activité professionnelle.

Cependant, quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte dans une note de frais ? Quelles mentions doivent y apparaître ? Voici nos explications pour savoir comment faire une note de frais.

À quoi correspond la note de frais ?

La note de frais est un document justificatif qui permet à un salarié d’obtenir le remboursement par son entreprise des frais professionnels qu’il a engagés dans le cadre de son activité, dans l’intérêt de son employeur. La bonne gestion des notes de frais est bien entendu à double caractère : cela permet au collaborateur d’être remboursé dans le temps imparti, et, pour le service comptabilité, cela évite de perdre du temps sur une tâche administrative potentiellement chronophage.

Pour être validée, une note de frais doit impérativement correspondre à une dépense liée à l’intérêt de l’entreprise ou de la structure. Sinon elle pourra être refusée par l’entreprise. C’est pour cela que, la plupart du temps, les entreprises établissent une politique de remboursement des frais professionnels. Les collaborateurs ont ainsi plus de visibilité sur les dépenses prises en charge dans une note de frais.

➡️ Il existe différents types de note de frais, parmi lesquelles :

• Les notes de frais de déplacement / notes de frais kilométriques ;
• Les notes de frais de bouche (repas) ;
• Les notes de frais d’hébergement ;
• Les notes de frais d’abonnement téléphonique / abonnement internet ;
• Les notes de frais liés au télétravail (matériel informatique, électricité…).

Bon à savoir : le collaborateur est tenu de présenter les divers justificatifs en rapport avec la note de frais qu’il délivre (facture, ticket d’autoroute, note d’hôtel…).

À lire : Qu’est ce qu’une note de débours ?

Comment faire une note de frais ?

La note de frais est un document qui est transmis au service comptable d’une structure. Ce document peut donc être un papier rempli à la main, un fichier Word ou PDF, un tableur Excel ou encore une application web hébergée dans un cloud : la forme utilisée pour établir la note de frais est libre.

Une note de frais est susceptible d’être contrôlée par l’URSSAF. Cependant, comme cela a été évoqué précédemment, les entreprises sont libres de définir selon leur convenance le modèle de note de frais qu’elles souhaitent utiliser, à condition que les mentions obligatoires suivantes y soient inscrites :

• L’identité du collaborateur qui a émis la note de frais ;
• Le service concerné ;
• L’objet de la dépense ;
• La date de la dépense ;
• Le lieu du déplacement ;
• La nature des frais engagés (ticket de péage, carburant, billet de train, hébergement, repas d’affaires, taxi, etc.)
• Le montant engagé ;
• Le montant hors-taxes ;
• Le montant TTC ;
• L’indication de la TVA.

Bon à savoir : le collaborateur dispose d’un délai maximum de 3 mois pour fournir les justificatifs relatifs à une note de frais, alors que l’employeur, lui, est tenu de procéder au remboursement des frais professionnels ainsi établis dans un délai maximum de 5 ans.