Est-ce possible de refuser une note de frais ?

Les fameuses notes de frais sont le quotidien de nombreuses entreprises en France. Dans le cadre des missions de certains salariés, ces derniers peuvent être amenés à demander à leur employeur le remboursement de tout ou partie de certains frais qu’ils ont pu avoir. Cependant, tous les frais professionnels ne sont pas pris en charge.

Mais alors, qu’est-ce qu’une note de frais ? Quel est son cadre juridique ? Dans quelles circonstances est-il possible de refuser une note de frais ? Voici quelques éléments de réponse afin de mieux comprendre de quoi il retourne !

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Peu nombreuses sont les entreprises ou structures professionnelles qui échappent à la gestion des notes de frais. Celles-ci sont indispensables aux salariés pour obtenir le remboursement de dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle.

Définition de la note de frais

On peut définir une note de frais comme étant un document justificatif permettant aux collaborateurs de transmettre un état des lieux des avances de frais professionnels engagés, dans le but d’être remboursés par l’employeur. Dans le monde de l’entreprise, les notes de frais sont « monnaie courante ». Toutefois, le cadre légal de ces dernières est clairement défini.

Obligation de remboursement des frais professionnels

Les notes de frais sont soumises à une certaine réglementation, propre à chaque entreprise ou structure, mais également à la loi. En effet, le Code du travail prévoit que tous les frais avancés par un salarié dans le cadre professionnel doivent être remboursés par son employeur. 

À ce titre, il est bon de savoir qu’un contrat de travail ne peut en aucun cas comporter une quelconque clause qui proscrirait le remboursement de frais professionnels : celle-ci serait automatiquement considérée comme nulle et non avenue.

Politique de remboursement de l’employeur

Au-delà du cadre purement légal, la majorité des entreprises et structures professionnelles mettent en place une politique de remboursement des frais professionnels. Ainsi, la gestion des notes de frais est simplifiée, et les salariés ont une meilleure visibilité sur les frais qui seront pris en charge par leur employeur.

➡️ Le but est que les dépenses apparaissant dans les notes de frais soient justifiées, c’est-à-dire qu’elles doivent être dans l’intérêt de l’entreprise.

Dans quels cas peut-on refuser une note de frais ?

La note de frais présentée par un collaborateur doit être justifiée et rentrer dans le cadre de la politique de remboursement des frais professionnels de la structure. En outre, il existe des circonstances qui peuvent conduire à l’invalidité d’une note de frais, motivant ainsi un refus de remboursement de la part de l’employeur.

➡️ Les motifs de refus d’une note de frais sont généralement liés aux modalités de celle-ci, à savoir :

• Non-respect de la politique de remboursement des dépenses professionnelles –> mauvaise justification de la note de frais, le type de dépense n’est pas prévu dans les statuts de l’entreprise ;
• Non-présentation des justificatifs de dépenses –> factures, tickets, notes… ;
• Non-respect des délais de soumissions des notes de frais –> légalement, un collaborateur dispose de 3 ans pour présenter sa note de frais ainsi que les justificatifs.